Autoritatea contractanta lansează prezenta consultare publică în vederea stabilirii cât mai exact a caracteristicilor serviciilor de publicitate ce urmează a fi achiziționate, a determinării valorii estimate, precum și obținerea de informații / recomandări cât mai relevante cu privire la aspectele tehnice, pentru achiziția publică ce are ca scop încheierea unui contract de achiziție publică avand ca obiect Servicii de publicitate pentru un eveniment cultural complex, în contextul Timișoara-Capitală Europeană a Culturii 2023.

Asociaţia Timișoara 2021- Capitală Europeană a Culturii, cu sediul în Timișoara, Bastion Maria Theresia, Str. Popa Șapcă, nr.4, traveea A 1.15, judeţul Timiș, telefon: 0736496048; E-mail: [email protected], intenţionează să inițieze o procedură de consultare a pieței, în conformitate cu prevederile art. 139 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare și ale art. 18-19 din H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, în vederea achiziționării Servicii de publicitate pentru un eveniment cultural complex (cod CPV 79341000-6 Servicii de publicitate (Rev.2)), în contextul Timișoara-Capitală Europeană a Culturii 2023.

În acest context, autoritatea contractantă informează operatorii economici cu privire la:

a) adresa de internet unde sunt publicate informaţiile cu privire la procesul de consultare a pieţei: e-licitatie.ro , în cadrul secțiunii "Initieri de proceduri de achizitie - Consultarea pietei" (nr anunt MC1022473) ;

Persoana de contact: Vasile Puzderie E-mail: [email protected]

b) descrierea necesităţilor obiective şi constrângerilor de natură tehnică, financiară şi/sau contractuală ce caracterizează nevoia autorităţii contractante în raport cu care se organizează respectiva consultare:

Autoritatea contractantă dorește să contracteze servicii de publicitate pentru un eveniment cultural complex, sub forma unei campanii de comunicare integrate, care sa cuprindă CEL PUȚIN următoarele componente:

• strategie de comunicare, marketing și poziționare incluzând acțiuni corelate;
• concept creativ mesaj eveniment (verbal, vizual, grafic);
• campanie creație și promovare radio;
• campanie creație și promovare TV;
• design si producție de materiale de promovare outdoor/indoor;
• design si producție de elemente de semnalistică;
• campanie de comunicare si promovare pe platforme de social media;
• achiziție de media (TV, radio, online, display etc.);
• orice alte activități considerați adecvate unui asemenea demers.

Calendarul orientativ și cerințele specifice de comunicare ale evenimentului pentru care se dorește contractarea serviciilor de publicitate este Anexat prezentului Anunț.

Autoritatea contractanta lansează prezenta consultare publică în vederea stabilirii cât mai exact a caracteristicilor serviciilor de publicitate ce urmează a fi achiziționate, a determinării valorii estimate, precum și obținerea de informații / recomandări cât mai relevante cu privire la aspectele tehnice, pentru achiziția publică ce are ca scop încheierea unui contract de achiziție publică avand ca obiect Servicii de publicitate pentru un eveniment cultural complex, în contextul Timișoara-Capitală Europeană a Culturii 2023.

În ceea ce privește constrângerile de natură financiară, la momentul inițierii consultării pieței nu se poate preciza o valoare estimată.

c) aspectele supuse consultării:

- obținerea unei liste cât mai complete de activități de creație, planificare și producție;

- obținerea unei detalieri cât mai relevante pentru fiecare tip de activități propus;

- obținerea de informații / recomandări cât mai relevante cu privire la aspectele tehnice specifice fiecărui tip de servicii;

- obținerea de informații referitoare la valoarea estimată a achiziției (pe fiecare componentă în parte).

d) termenul limită până la care se transmit propunerile operatorilor economici interesați a participa la procesul de consultare: 21.11.2022, ora 16.00.

e) descrierea modalităţii de desfăşurare a consultării, respectiv modul în care se va realiza interacţiunea cu operatorii economici ce răspund la invitaţia autorităţii contractante:

1. Consultarea se va realiza prin mijloace electronice.
   
2. Rugam operatorii economici interesati să transmită ofertele/propunerile pentru aspectele supuse consultării pe adresa de e-mail: [email protected]
   
3. În situația în care un ofertant sau o entitate care are legături cu un ofertant va oferi opinii, sugestii sau recomandări autorității contractante în legatură cu derularea procesului de achizitie publică, în cadrul consultărilor prevazute la art. 139 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, Asociația Timisoara 2021 Capitală Europeană a Culturii va lua toate măsurile necesare pentru a se asigura că participarea respectivului ofertant la procedura de atribuire nu este de natură a denatura concurența.
   
4. Măsurile prevăzute la pct. 3 vor consta în includerea în Raportul privind consultarea pieței ce va fi publicat în SEAP, conform Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, a următoarelor informații:
   - Lista participanților la procesul de consultare;
   - Orice alte materiale folosite în cadrul întâlnirilor de consultare, cu respectarea confidentialității informațiilor declarate de participanții la consultare ca fiind confidențiale, clasificate sau protejate de un drept de proprietate intelectuală.

Raportul privind consultarea pieței va fi publicat în SEAP si va fi disponibil tuturor participanților sau persoanelor interesate.

În acest sens se solicită operatorilor economici să prezinte:

1) Ofertele/propunerile depuse vor fi sub forma de ”Propunere de campanie integrată de publicitate, comunicare și marketing pentru eveniment complex din cadrul Programului Cultural Timișoara Capitală Europeană a Culturii 2023”.

Strategia depusă va cuprinde cel puțin:

- o lista completă cu activități.

Activitățile identificate de către autoritatea contractantă nu sunt limitative. Se dorește ca acestea să fie completate cu alte activități relevante, propuse de operatori/agenții.

- propunerile de difuzare / amplificare detaliate pentru fiecare tip de acțiune propusă de către operatorii economici, care vor conține elementele relevante care trebuie comunicate ofertanților în vedere elaborării unei oferte corecte.

De exemplu, pentru detalierea difuzării unui spot radio, este necesar a fi atinse cel putin urmatoarele elemente: tip post radio și acoperire geografică, audiența, frecvența de difuzare, intervalul orar de difuzare a spoturilor, perioada de difuzare a spoturilor, alte detalii considerate relevante

2) Oferte de preț (pentru fiecare tip de serviciu în parte).

TM2023 Celebration

Evenimentul desfășurat pe durata a 3 zile va sărbători într-un format inovator transformarea orașului, atât în Timișoara, cât și în întreaga lume, printr-o serie de evenimente culturale precum:

• expoziții ale unor artiști importanți în diverse muzee din Timișoara,
• brunch-uri culturale (numeroase locații neconvenționale din oraș vor găzdui evenimente și talks pe teme culturale),
• proiecții de film și dezbateri în cinematografe,
• intervenții și experiențe concentrate în spațiul public central, organizate pe timpul zilei și dedicate unei plaje largi de audiențe,
• spectacole de teatru în sălile de teatru dar și în spații neconvenționale,
• conferințe pe teme culturale de larg interes în universitățile din Timișoara,
• evenimente gastronomice,
• concerte ale unor banduri locale și internaționale,
• petreceri tematice în cartiere și în curți interioare din zona centrală a orașului.

Evenimentul este o provocare pentru audiențele locale pentru participarea la un eveniment cultural complex, de mari dimensiuni, care include capete de afiș internaționale. Evenimentul propune un nou mod de folosire în context cultural al unor serii de spații centrale, dar și cartiere adiacente, pornind atât de la nevoile logistice identificate în discuțiile cu operatorii locali, cât și de la know-how-ul deprins din evenimentele organizate în anii premergători titlului.

Obiective generale

• comunicarea eficientă a conceptului TM2023 și a Programului Cultural la nivel local, regional, național și european, pentru a atrage un număr important de spectatori implicați;
• dezvoltarea publicului în regiunea Banatului și în întreaga Europă, implicarea acestuia în experiența TM2023 astfel încât el să devină promotorul principal;
• îmbunătățirea modului în care este percepută România; promovarea orașului Timișoara și județului Timiș;
• evidențierea bogăției și a diversității culturilor europene în Timișoara și în regiune.

Obiective specifice

• atingerea unei audiențe naționale generale de minimum 5.000.000.
• atingerea unei audiențe regionale / de vecinătate (Ungaria, Polonia, Serbia, Austria, Italia etc.) de minimum 2.500.000.
• atingerea unor audiențe specializate naționale și internaționale (călători frecvenți, consumatori frecvenți de produse culturale, mediul cultural etc.) de minimum 1.500.000.
• interacțiune cu public local de minimum 150.000.

Audiențe cheie

a) Audiențe naționale

- vizibilitate în segmentul 25-40 de ani, din urbanul mare și mediu, cu precădere din Oltenia, Muntenia, Transilvania, Moldova și București.

- interes pentru participare de la segmentul 40+, din urbanul mare și mediu.

- consolidarea reputației (și capacitarea ca amplificatori de mesaj) în segmentul 18-25.

b) Audiențe internaționale

Tipologii de audiențe vizate:

- amatori de city break,

- pasionații de evenimente culturale,

- cupluri de vârstă medie,

- mediul cultural și universitar.

Ton de adresare (TOV)

Smart, engaging, intriguing.

Ghid identitate - Ghid și resurse identitate vizuală

Elemente obligatorii

Campania trebuie să pună în evidentă faptul că acțiunea Capitală Europeană a Culturii aparține Uniunii Europene.

Livrabile obligatorii

• un document sintetic de strategie (maximum 3 pagini Word) care să argumenteze abordarea, tacticile, canalele, KPIs și CSFs/KRAs.
• o rută creativă care să conțină: key visual și key messages. Nu se doresc, în această fază, declinări sau implementări.
• o listă extinsă și detaliată de acțiuni, servicii și produse corelată cu documentul de strategie (format Word sau Excel), care să precizeze în detaliu caracteristicile fiecărui produs/serviciu.
• un plan media (digital, TV, radio) corelat cu documentul de strategie conținând detalii tehnice (formate, descrieri canale, detalii difuzare etc.).
• un buget estimativ, cu detalieri pe categorii de costuri.

Art.139 din LEGEA nr. 98/2016:

(1) Înainte de iniţierea procedurii de atribuire, autoritatea contractantă are dreptul de a organiza consultări ale pieţei în vederea pregătirii achiziţiei, prin raportare la obiectul contractului de achiziţie publică, şi pentru a informa operatorii economici cu privire la planurile de achiziţie şi cerinţele avute în vedere în legătură cu acestea, făcând cunoscut acest lucru prin intermediul SEAP, precum şi prin orice alte mijloace.

Art. 18-19 din H.G. nr. 395/2016:

Articolul 18

(1) În condiţiile art. 139 din Lege, autoritatea contractantă poate derula un proces de consultare a pieţei, ca parte a procesului de achiziţie publică, în cadrul etapei de planificare/pregătire, care se iniţiază prin publicarea în SEAP, precum şi prin orice alte mijloace, a unui anunţ privind consultarea, în cazul în care doreşte achiziţionarea unor produse/servicii/lucrări cu grad ridicat de complexitate tehnică, financiară sau contractuală, ori din domenii cu un rapid progres tehnologic.

(2) Anunţul prevăzut la alin. (1) trebuie să conţină cel puţin următoarele elemente:

a) denumirea autorităţii contractante şi datele de contact;

b) adresa de internet unde sunt publicate informaţiile cu privire la procesul de consultare a pieţei;

c) descrierea necesităţilor obiective şi constrângerilor de natură tehnică, financiară şi/sau contractuală ce caracterizează nevoia autorităţii contractante în raport cu care se organizează respectiva consultare;

d) aspectele supuse consultării;

e) termenul până la care se transmit propunerile persoanelor interesate în cadrul procesului de consultare;

f) termenul până la care se desfăşoară procesul de consultare;

g) descrierea modalităţii de desfăşurare a consultării, respectiv modul în care se va realiza interacţiunea cu operatorii economici ce răspund la invitaţia autorităţii contractante.

(3) Aspectele supuse consultării vizează, fără a se limita la acestea, potenţiale soluţii tehnice, financiare sau contractuale pentru satisfacerea nevoii autorităţii contractante, precum şi aspecte legate de strategia de contractare, inclusiv divizare pe loturi sau posibilitatea solicitării de oferte alternative.

Articolul 19

(1) În sensul art. 139 alin (2) din Lege, orice persoană/organizaţie interesată transmite autorităţii contractante opinii, sugestii sau recomandări cu privire la aspectele supuse consultării, utilizând formele şi mijloacele de comunicare precizate în anunţul privind consultarea.”